以TP辦公通招開工作會議:省下各說各話的精美PPT,將時間與精力用在刀口上。

日會、週會、月會,工作都來不及做了還有時間做簡報?開會變成PPT選美大賽?簡報做得好,進度沒煩惱?其實你更應該把時間花在工作上! 

日會、週會、月會,工作都來不及做了還有時間做簡報?開會變成PPT選美大賽?簡報做得好,進度沒煩惱?其實你更應該把時間花在工作上!
【重點整理】- 開會時進度都正常,但專案卻總是delay?
- 管理者的5個痛點
花了時間開會,但無法確實從簡報中掌握專案進度; .簡報只是結果的呈現,但看不出過程; 簡報內容缺乏客觀性; 無法進一步檢視某一個任務的詳細資訊; 報告完之後,難以回頭搜尋歷史簡報內容。
- 使用TP辦公通來招開例行性進度會議的好處:省時、客觀,還能促進團隊協作。 - 5個步驟將TP辦公通打造成企業開會神器。

開會時進度都正常,但專案卻總是delay?

如果是在TED演講,或是為客戶做sales pitch,簡報的排版以及美編設計絕對不能馬虎,最好再來點聲光效果和Demo展演。但如果是公司內部的例行性進度追蹤會議,如果成員們都把時間花在製作簡報,而簡報中所呈現的任務進度與狀態又難以查證時,這樣是否有違了會議的宗旨,導致成員花了時間製作簡報、花了時間參加會議,但內容都是簡報者說了算、可信度難以衡量,最後變成在開會的時候,進度總是正常,但當截止日期來臨時,專案卻突然delay,事後想查證,也看不出前因後果。管理者雖然氣急敗壞,但也只能摸摸鼻子,找尋補救辦法。心裡默默地想,「明明都有定期檢討進度,怎麼花了這麼 多時間開會,PPT中的任務進度也都顯示正常,難道沒有一個更客觀又有效率的檢討方法了嗎?」

以上情形常發生在專案任務之間關聯性強烈的產業,例如:研發、製造、活動企劃等,任務之間環環相扣,且前置任務A若沒有完成,就會影響B的進度。

有些管理者可能會選擇使用Microsoft Project之類的工具來管理這類型的專案,但雖然Project是個很專業的專案「管理」工具,卻不是一個友善的專案「協作」工具。


透過與用戶的近距離訪談,以下我們整理出了管理者的5個痛點:

  • 花了時間開會,但無法確實從簡報中掌握專案進度;
  • 簡報只是結果的呈現,但看不出過程;
  • 簡報內容缺乏客觀性;
  • 無法進一步檢視某一個任務的詳細資訊;
  • 報告完之後,難以回頭搜尋歷史簡報內容。


「規劃」不等於「協作」

有在使用Excel或是Project做專案管理的朋友們,應該都會認同它們是很方便好用的「規劃」工具,管理者可以透過工作分解結構(WBS) 有系統性的歸納和定義一個專案的工作範圍、制定進度計劃、執行的成員、資源需求、成本預算、風險管理計劃和採購計劃等。但是計畫制定完了,然後呢?而這份神聖又複雜的工作表,一般都是由PM負責管理與更新,這時候,團隊就開始產生一些問題了:

  • 檔案難以分享與即時更新,只有PM自己了解和關心整個專案的範疇;
  • 專案架構複雜,且非即時更新,成員容易漏掉自己負責的任務;
  • 檔案由PM管理與更新,進度PM說了算,成員參與被動;
  • Excel或Project檔案與即時通訊、檔案分享等協作工具脫鉤,缺乏協作效率(現在微軟Teams可以達到讓兩者之間的協作,但Project需另外付費訂閱)。

這邊並不是要否定Excel或Project這類專案管理工具,Excel無所不能,而Project則是深度專案管理的不二選擇。排程規劃固然重要,但若能在專案執行的過程中,為團隊節省更多不必要的時間浪費、增進團隊溝通協作效率,相信過程一定會更加順利。

 

排程規劃很重要,但是團隊的協作,才是專案的致勝關鍵!

排程規劃很重要,但是團隊的協作,才是專案的致勝關鍵!


簡報中的進度客觀透明嗎?

大家都喜歡欣賞精美的PPT簡報,加上流利的演說,但在例行性的進度會議上,最重要的是確保進度能如期,以及能提早發現潛在問題。而經過我們與用戶的訪談中了解到,管理者一般很難從報告者的簡報中發現問題,因為簡報中呈現的內容是已經經過挑選和加工的,數據雖然不至於造假,但多半經過擦脂抹粉,也不全面。就算是直接拿Excel或Project原始檔來報告,裡面的資訊也都是由單一人員所提供,僅呈現了結果,沒有過程,更缺乏了協作

這不禁讓很多管理者質疑,一個費時、主觀,又欠缺透明度的簡報,具有多大的參考價值呢?

因此,很多用戶開始使用TP辦公通做為招開進度會議的主要工具,既省時,又比較客觀,而且還能促進團隊協作。


為何使用TP辦公通招開例行性進度會議?

其實我們一開始也沒想到TP辦公通能拿來開會。企業會拿TP辦公通來招開會議,主要就是為了解決上述管理者的痛點。TP辦公通中的資訊有以下優點:

  • 數據是團隊協作的結果,較為客觀;
  • 統一簡報形式與流程,節省簡報製作時間,將重點放在數據內容的檢討上;
  • 可以查看任務執行過程與log紀錄;
  • 可以由廣到深,從檢視整個企業的所有專案執行狀態 > 部門 > 專案,到單一任務;
  • 將會議重點寫入會議筆記中,可供日後搜尋。


接下來就來看看要如何用TP辦公通來開會吧!


使用TP辦公通招開會議

1. 建立會議專用帳號:

  1. 由管理員登入TP管理後台 >「組織」>「組織管理」>「新增成員」,建立一個成員帳號供會議使用
團隊可以在TP辦公通中建立會議專用帳號,專門用來開會使用。

團隊可以在TP辦公通中建立會議專用帳號,專門用來開會使用。


2. 設定「統計儀表板」與「追蹤專案」權限:

  1. 新增「統計儀表板」授權帳號:「安全」>「統計儀表板」>「新增」> 將會議專用帳號加入(選擇「可檢視的儀表板範圍」)並「儲存」。
  2. 新增「追蹤專案」授權帳號:「安全」>「追蹤專案」>「新增」> 將會議專用帳號加入(選擇「追蹤資料範圍」)並「儲存」。


3. 確認其它後台設定:

前往「組織」>「設定」,確認「專案狀態設定」與「考評功能」是否需要開啟。

  1. 專案狀態設定:方便管理者以紅綠燈號快速判別專案狀態。可自訂燈號顏色、各燈號之範圍。
  2. 考評功能:開啟後可為專案任務進行考評或其它延伸應用(延伸應用:銷售流程一把罩,跟全球第一CRM巨擘Salesforce學銷售週期管理)。
管理員可以在後台設定專案狀態顯示樣式 和 開啟考評功能。
管理員可以在後台設定專案狀態顯示樣式 和 開啟考評功能


左圖:專案儀表板中的專案狀態 右圖:專案一覽表中的專案狀態。
 左圖:專案儀表板中的專案狀態;右圖:專案一覽表中的專案狀態。


4. High-level儀表板展示:

儀表板從廣到深可分為:企業儀表板 > 部門儀表板 > 專案儀表板 > 個人儀表板(給個人工作管理使用)。會議時,可從企業儀表板一覽各部門專案執行狀態,再進入部門儀表板檢視該部門專案的執行狀況,最後,再進入專案儀表板檢視到底是哪些任務造成專案延遲等細節。

    1) 企業儀表板:呈現High-level的專案樣貌

管理者可從「企業儀表板」一覽全公司的專案執行狀況。

管理者可從「企業儀表板」一覽全公司的專案執行狀況。


    2) 部門儀表板:一覽各部門專案執行狀態 

「部門儀表板」讓部門主管迅速掌握旗下部門專案執行狀態。
「部門儀表板」讓部門主管迅速掌握旗下部門專案執行狀態。


       3) 專案儀表板:掌握個別專案底下的任務執行狀況

「專案儀表板」是讓您快速掌握個別專案細節的絕佳利器。

「專案儀表板」是讓您快速掌握個別專案細節的絕佳利器。


5. 細部任務篩選器操作:

畢竟儀表板是制式的,客製化程度有限,如果你需要更有彈性的篩選條件時,可以在專案群組中的「任務」模組,建立屬於自己的篩選器。

透過建立自訂或預設篩選器,篩選出指定任務做檢視。 透過建立自訂或預設篩選器,篩選出指定任務做檢視。
透過建立自訂或預設篩選器,篩選出指定任務做檢視。


完成以上5個步驟,以後在招開例行的進度追蹤會議時,只需要準備一台電腦,並登入會議專用帳號,由各部門或PM透過「儀表板」或「任務篩選器」報告專案進度即可。而各任務也都有清楚載明負責人、任務歷史紀錄,及補充附件等,做為補充說明使用。


【小撇步】

使用「筆記」紀錄會議記錄,方便日後以關鍵字進階搜尋的方式,調閱歷史會議紀錄。

無論你的簡報或會議記錄格式是PPT、PDF、Word,還是Excel,我們一般都習慣以日期為檔名做儲存(例如:新產品開發週會_2019.11.06),但是當你想要回頭找尋某天的會議內容時,如果不記得日期,則只能一個檔案一個檔案打開來找,因為你無法在資料夾中直接搜尋檔案內容。

但如果你將會議記錄寫在TP的專案「筆記」裡,則可以在日後以關鍵字搜尋的方式,找到該天會議的詳細內容及相關附件。

將會議記錄寫在「筆記」中,日後可以進階搜尋的方式,快速定位該篇內容。
將會議記錄寫在「筆記」中,日後可以進階搜尋的方式,快速定位該篇內容。


以上跟大家分享TP辦公通的使用者是如何用TP辦公通來建立企業內部標準化的工作會議流程,一方面能節省成員製作簡報的時間,另一方面,讓管理者能夠看到更客觀的專案狀態,確實掌握專案進度。而我們深信,資訊的透明化,能促進團隊協作,讓專案管理不再是管理者或PM一個人的事,而是整個團隊合作的結果。


延伸閱讀:


如果你的團隊有其它有趣的TP使用方法,或是有任何想法與建議,都歡迎與我們分享!你可以透過臉書官網,或 support@teampel.com與我們聯繫。

祝大家都能在工作上越來越有效率,把省出來的時間與精力投入在其它多元的活動上!



點擊圖片:立即加入企業高效溝通協作的行列(TP辦公通)


如果對TP辦公通有任何的問題或建議,也歡迎與我們聯繫 support@teampel.com

歡迎關注TP辦公通FB粉絲專頁 和 官方網站!我們會定期更新最新動態及分享溝通協作的相關知識、技巧與教學,請您多多支持!!
以TP辦公通招開工作會議:省下各說各話的精美PPT,將時間與精力用在刀口上。 以TP辦公通招開工作會議:省下各說各話的精美PPT,將時間與精力用在刀口上。 Reviewed by TP辦公通 on 11月 06, 2020 Rating: 5

沒有留言:

技術提供:Blogger.