13個你不應該用Line辦公的理由。原來我們都在犯相同的錯誤!

一般通訊軟體與企業協作軟體有什麼不同?公私不分的溝通平台隱藏著哪些潛在風險?

13個你不應該用Line辦公的理由。原來我們都在犯相同的錯誤!

Line已完全滲透進你我生活之中

隨著網路與智慧型手機的普及,訊息的傳遞變得越來越頻繁,也越來越破碎,從撰寫與傳遞一封架構完整的email,到現在你一句我一句、想到什麼說什麼的即時通訊,除了日常生活的閒話家常,也徹底的改變了企業內部溝通的習慣。在2019年的調查,Line的月活躍用戶在全球超過了2億,台灣人口2300萬,月活躍用戶就達2100萬,滲透率高達91%,說Line是全民即時通訊工具的代表一點也不為過。從個人、企業,甚至到政府都將其視為重要的即時溝通管道。


為什麼你不應該使用Line辦公?

相信您也一定有在工作的場合使用到Line或其它即時通訊軟體的經驗。雖然可能是迫於公司政策或是客戶需求的無奈,但是其實您可以有更好的選擇,畢竟社交類型的即時通訊軟體的設計出發點並不是為了提升工作效率,而是用戶黏著度、搜集用戶資訊,以及各式商業及廣告的使用情境。以下是13個就算您沒有親自體驗過,可能也有所耳聞的真實寫照,讓我們不禁思考:「難道我們沒有更好的選擇嗎?」,就讓我們繼續看下去...


1. 公私不分,朋友、家人、工作、廣告,混在一起讓人崩潰

你有多少個Line群組呢?50個?80個?還是超過100個呢?

大家可以點進自己的Line「首頁」中的「好友」和「官方帳號」,盤點一下自己有多少個群組,有哪些是朋友、家人之間相互聯絡情感,相約出遊的群組;哪些是主管交辦任務、同事討論公事,以及與上下游客戶討論專案的群組;又有哪些是銀行、商家、政令宣導等官方帳號呢?

 所有溝通渠道合併在同一個app固然有其方便之處,如果只是朋友間的閒話家常或是商家/政府官方帳號的廣告和政令推播,漏讀幾則訊息也無傷大雅的話,那影響可能不是太大。但如果是工作的訊息、公務上的討論,可能就需要你多一點的關注。這裡並不是說工作相關的訊息比朋友、家人重要,而是當你有上百個群組,裡面混雜了各式各樣的訊息(甚至是廣告訊息的推播),難免會讓人不小心在雜亂的訊息中遺漏或忽略了真正重要及需要被關注的訊息。

再來就是個人隱私的問題,大部分的人都只有一個Line帳號,並不是每個人都喜歡將自己的Line帳號告訴公司,做為工作討論的工具。「公歸公,私歸私」,在歐美國家比較受重視,所以也促成了企業溝通協作軟體的普及,而亞洲在這方面的「包容」程度好像就比較大一些,以公司為己任,就算是下班或休假期間,也不介意持續收到工作訊息的推播(?)


公私不分的聊天群組,使人容易漏看訊息
<公私不分的聊天群組,使人容易漏看訊息>

2. 主管愛在下班時間用Line臨時交代工作,上下班界線變得模糊

這點算是問題1的延續... 但這也不能完全怪主管,有些人就是上班時間比別人長、特別熱愛工作,或是總是在下班的時間突然靈感湧現。在以前企業內部溝通都還使用email的年代,任何在非上班時間發送的email對我們生活的影響有限,我們至少可以選擇等到上班時間再來讀取或回覆這些email,而如果真的有緊急或特別重要的訊息,則可以透過電話或簡訊的方式通知。但自從即時通訊的出現,心急的主管當然希望自己的問題或是交辦事項可以即時的傳達,這也的確是訊息傳遞比較有效率的管道,公司內部訊息的溝通從email移植到即時通訊平台是趨勢,但是員工應該至少要有拒絕在非上班時間被工作訊息打擾的選擇與權利。

 雖然反對方也可以說這是個人使用習慣上的問題,不應該將其怪罪到即時通訊app上,主管只要不要在非上班時間傳送Line訊息就好了啊!但是,當公司的即時通訊平台就等於私人的即時通訊平台時,這個情況就很難避免。再加上遠距辦公的普及,一個團隊的成員可能來自世界各地,橫跨了不同的時區,上下班時間變得相對模糊。唯有將公與私切割開來,才能有效避免。


3. 少了面對面溝通的尷尬,主管交辦責任以外的任務更不手軟

古人說:「見面三分情」,以前老闆或主管在交辦任務時,至少還要透過面對面的溝通或是電話的溝通,雙方說話的語氣、臉上的神情,或當下的情境,都可能是關鍵的因素,最重要的是保有一個雙向溝通的機會。當以上的複雜因子化為一則Line訊息,在人情壓力大幅縮小的情況下,主管更能肆無忌憚的交辦責任範圍以外的工作。


4. 訊息已讀不代表接受,雙方認知落差

即時通訊的方便,容易讓人拿「已讀未讀」來判定對方是否收到訊息或同意執行,讓人容易逃避溝通,陷入「我已經盡到告知的義務」,但實際上雙方並沒有達成一個共識或結論,反而大大降低溝通的效率。最糟的情況就是演變成大家化身為傳聲筒,工作任務化為一條一條的Line訊息在群組裡飛來飛去,但沒有人去執行,等到期限將近主管開始review進度的時候,才發現沒有實際負責人,而大家都以為大家做了,這時候再拿出歷史訊息來就責也於事無補。


5. 無法管理專案、指派任務,以及系統性分享檔案

畢竟Line偏重於社交溝通以及其它衍伸的商業場景應用(如:支付、廣告、金融服務、旅遊、購物、其他服務等),其設計本來就不是為了辦公協作,無法將上述的工作指派的Line訊息,化為實際任務指派給指定成員,檔案的傳送也僅侷限於「分享」,更無法建立一個專案來有系統性的管理這些任務,以及這些專案任務中會使用到的文件與檔案。

 TP辦公通的群組是以專案為核心,每個專案群組中的訊息、任務、檔案,以及筆記,都是針對此一專案,確保溝通能聚焦、在專案中的所有任務都有負責人、期限,以及所需之附件檔案、以及完整紀錄一個專案從開始到結束的完整脈絡。


6. 機密檔案或敏感訊息發錯群組,恐釀大禍

因為「公私不分」,加上雜亂的對話群組分類,訊息與檔案發「錯頻」是非常常見的。如果只是一則轉發的新聞或笑話,錯頻可能無傷大雅,但如果是將公司的檔案或敏感訊息錯發到其它群組,或是將私密的個人訊息錯發到公司群組,都可能釀成大災難。雖然Line2017年年底支援了訊息收回功能,但還是難以補救訊息發錯頻的囧境,甚至可能須負上法律責任。

訊息錯頻不只尷尬,還可能附上法律責任 (資料來源:蘋果日報)
<訊息錯頻不只尷尬,還可能附上法律責任 (資料來源:蘋果日報)>

7. 溝通上容易造成誤會

由於看不到對方的表情、聲調、肢體語言,以及其它外部因子,單純的文字訊息,容易使人造成不必要的誤會,不僅大大降低溝通效率,更可能影響人與人之間的關係。相同的一句「這樣你有了解了嗎?」,對方可能是貼心的關懷,但在剛與朋友吵完架的人耳裡,可能以為對方帶有嘲諷與貶低之意。工作訊息講求精準明確,且應避免不必要的語助詞與表情符號。相對而言,長篇大論的文字訊息,也可能造成閱讀者個反感與困擾。確實切割公與私的即時通訊平台,有助於抑止將私人即時通訊聊天的習慣帶到工作群組中,衍伸出不必要的管理問題。

8. 訊息通知叮咚叮咚響不停,干擾注意力

訊息越來越多,各式行動推播越來越頻繁,大大影響了我們的專注力與生產力。切割公與私溝通平台的另一個好處就是能更有效的控制app訊息的推播。例如,在接下來的一個小時裡,你想要專注於工作製作簡報,卻又不想要漏掉工作相關訊息,則你可以關閉Line通知,但保持企業通訊通知的開啟;或是你想要專注於寫作,則可以將所有通知關閉。

各種應用程式訊息推播越來越頻繁,干擾注意力
<各種應用程式訊息推播越來越頻繁,干擾注意力>


9. 不讀不回沒禮貌,已讀不回顧人怨,秒讀秒回效率低

電子郵件都回不完了,拜託Line訊息不要再來雪上加霜了... 

即時通訊的使用情境,通常是追求快速,但是過度的「秒回」,反而會影響自己的工作效率。有些主管甚至會以訊息回覆的速度衡量組員們的積極度,導致組員更在意向上管理,而非實際工作上的表現以及生產力。以工作導向的通訊,講求訊息的精準傳遞,無需過多的裝飾。若是公告類型的訊息,則組員已讀即可,無需做過多的回覆,反而造成洗版干擾到其他成員。


已讀不回症候群漸漸成為新文明病
<已讀不回症候群漸漸成為新文明病>


10. 檔案無法永久保存,訊息無法回朔

一般的通訊軟體因為免費,且為公有雲的架構,所以儲存空間有限,在上面傳送過的文件檔案在一定時間內就會遭到刪除,無法挽救,更換手機後,歷史訊息也將被刪除。
TP辦公通身為「私有雲」架構,企業數據可永久保存,且自主管理與擁有,除了資訊的絕對保密,保障資料永遠不遺失之外,也少了資訊被第三方服務商蒐集所造成的廣告干擾,而且還能回朔所有訊息。

千呼萬喚也喚不回的過期檔案
<千呼萬喚也喚不回的過期檔案>


11. 新加入的成員無法看到歷史訊息,難以銜接

讓新進成員獲得對稱的資訊、越快進入狀況,就越省公司的成本。
TP辦公通保存了所有群組的歷史訊息、檔案、任務,以及筆記等訊息,即使是新進人員也可以輕鬆回朔所有訊息(可自行設定是否允許新進成員同步歷史訊息),省得當一個團隊有新成員加入時,必須額外花時間解釋發生過的事情、重新分享傳送過的檔案,讓新進人員能快速進入狀況。

12. 帳號使用暱稱或綽號,混亂又尷尬

通常我們在私人的通訊軟體都會以暱稱或綽號呈現,一來是保護自己的隱私,二來是這樣比較親切和輕鬆。但是這些都不是我們在企業內部通訊時需要或重視的,甚至可以說正好相反。在企業中,我們需要知道彼此的真實姓名、部門、email,甚至是工號等個人資訊。試想,當你加入公司Line群組時,大家看到的是「神奇的傑克 加入群組」,也只能露出那尷尬又不失禮貌的微笑來面對了;或是當你看到「Kevin 加入群組」,默默的心裡OS「歡迎第3Kevin的加入...」。

13. 員工用Line請假真方便,小心觸發勞資糾紛

透過即時通訊請假的勞資糾紛新聞屢見不鮮,主管已讀員工請假申請訊息是否算是完成請假程序?合不合法,這個我們留給法官去認定,但這邊想說的是,如果一間公司將社交的通訊軟體視為公司內部官方認可的通訊平台,員工也就自然會認為在該平台上的言論以及申請,符合公司規定。


TP辦公通並不是要取代Line或是其它的通訊工具,而是希望透過「公私分明」的企業即時通訊工具,降低干擾,該認真投入時,透過對的工具提升工作效率;該放鬆的時候,也透過對的工具降低工作訊息的干擾。

 

希望大家都能透過簡單的方法,取得生活與工作的平衡!



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13個你不應該用Line辦公的理由。原來我們都在犯相同的錯誤! 13個你不應該用Line辦公的理由。原來我們都在犯相同的錯誤! Reviewed by TP辦公通 on 7月 24, 2020 Rating: 5

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