以TP連接起了散落四方的據點，建立單一溝通平台，掌握品質管理與溝通效率！

在全球擁有3500名員工、企業版圖橫跨亞太、歐洲與美洲的瀚荃集團，藉著 TP 辦公通連接起了散落四方的據點，以單一溝通平台大幅促進管理品質與各團隊的工作效率。

看瀚荃集團如何利用TP辦公通達成企業管理大躍進

企業版圖擴張、員工數激增，Line與email已無法滿足溝通需求

瀚荃集團從一開始的電子精密連接器及組件，到後來的電子成品、護膚產品與雲端系統整合事業，集團版圖不斷擴大、工作地點分布各地、員工數目迅速攀升，都在不斷的考驗企業對於團隊溝通與工作效率的掌握度。

初期，和大部分企業一樣，瀚荃的內部溝通主要仰賴社交用即時通訊軟體和email，礙於工具上的限制，即使團隊成員均有志一同要完成某項任務，部分位於不同據點的群組卻時常「失聯」、檔案不易分享，以及就算透過通訊軟體或email傳送了，事後也不一定找的到。更況且公司內部諸多資訊事涉機密，若交由外部的app來傳遞，其中潛藏的資安隱患也令主管憂心。

「如果用LINE、WeChat(微信)，固然能達到即時溝通的需求，但畢竟公司的資料就存在系統廠商的伺服器了。考量到企業內部還會傳送重要的檔案與文件，我希望公司能夠自行掌握這些流程。如此一來，對公司的資訊安全是很有幫助的。」

- 楊超群董事長

直覺與人性化的使用者介面，快速完成系統導入

由於大家都習慣使用一般的即時通訊軟體，下載用戶端app後，只要註冊帳號即可開始使用，對於企業要自己負責管理一個通訊協作平台，包含了「伺服器端」與「用戶端」的管理，難免感到陌生，使用者也難免對於導入新軟體有所抗拒。

不過，在企業成員名單建立上，藉著Active Directory導入功能，瀚荃從部署、試運行到正式上線只花了非常短的時間，大部分時間都花在產品功能的試用與驗證上。與市面上售價、整合難度俱高的系統產品立即顯出了天壤之別。對此，IT部門副理許博瑋感觸最深：「我們大概測試了一個多禮拜，真正決定要上線的時候，大概前後花不到三天我們就把AD資料整合進來，再花一個晚上轉檔就上線了，非常迅速。」

除了一般即時通訊軟體中常見的功能外，TP辦公通也專門為企業用戶做了一些貼心的設計，來提升日常工作效率，例如：訊息已讀未讀名單、任務分派，以及訊息廣播等。營運總處經理許淑美表示：「我們最常用廣播功能來傳達資訊系統有關的訊息，比如說有維修或中斷的時候，我們就會利用廣播讓所有TP 辦公通的使用者收到通知。」誠然，以往要通知所有成員是個不悅的經驗，因為電子郵件不即時，而同時維護聊天app中逾數10個群組也非常麻煩，更別說是某些訊息只能給部分的人員看到了。有了TP 辦公通，她能夠在特定的群組中佈達重要訊息，或是一次將公告傳送給集團內所有的員工，效率與以前相比直是判若雲泥。

「在TP上線了以後，可以發現使用者之間的溝通越來越密切。不只離線傳訊息也可以達到留言的效果，後續追蹤一些問題時也能看到所有的對話紀錄，對我們來說也是非常重要。」

- 許博瑋 IT經理

工具對了，成員溝通更密切，品質與效率連帶提升！

對於公司而言，管理與控制內部交換的資訊是個追尋良久之後，終於圓滿的理想。過往流竄於多個聊天app的大量內部訊息與檔案，如今從成員帳號、存取權限到組織結構都能統一由總公司建置，賦予了瀚荃前所未有的透明度與自主性。從安全的角度出發來看，若有洩密、誤傳等情事出現，IT部門即能夠快速在自己運營的伺服器上找到相關資訊，透過稽核流程做後續追查。相較一般「公有雲」的通訊軟體，所有數據和檔案皆存放在第三方服務供應商的伺服器中，服務的品質也完全無法掌控，如果真的遇到了法律糾紛，由於服務常常由國外的伺服器提供，服務提供商並沒有配合的義務。

而最明顯的改變就是「溝通變容易了」！當溝通變得更容易、更直覺，團隊成員也就更願意溝通與分享，形成正向循環。而訊息的傳遞越踴躍，就能避免組織成員的資訊不對稱，自然而然工作的品質與效率也連帶提升。這是瀚荃在導入TP辦公通前沒有預想到的，可說是美麗的意外！

溝通變簡單了，讓成員更願意分享資訊，弭平組織中的資訊不對稱

身處移動端的時代，瀚荃深知除了坐在辦公室內的同仁之外，更需要顧及出門在外的需求，而此時就是TP 辦公通 app出馬的時候了。就如許博瑋所言：「TP的app對我們來說非常方便。它可以從Google Play或App Store下載得到，而且安裝與設定都非常的容易。經過簡單的操作，使用者在任何地方都可以收到即時訊息，對我們來說十分便利。」

「時效對於電子製造業十分重要，再加上我們有很多海外據點與業務人員，所以能夠即時分享資訊對我們相當有幫助。而且TP 辦公通能夠跨越手機、平板與電腦，以我個人來說，就可以在手機上直接傳送訊息或是傳送檔案。以管理的角度來看，這樣是非常有效率的。」

- 楊超群董事長

瀚荃的經營理念是積極、創新、效率，而TP 辦公通正是協助企業往理念邁進的原動力之一。將組織梳理清楚、使訊息透明清晰、讓所有人對於目前情況有相同的認識，就是從團隊合作最基本的層面改善了效率──溝通。未來，公司更計畫讓更多的員工、經銷商與供應商連入TP 辦公通網路，實現集團內部資訊互聯、互通以及大數據統計的終極目標。